Norberg - låt dig överraskas

Ärendehantering

Den kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter i olika ärenden registreras (diarieförs i ett diarium) eller på annat sätt ordnas systematiskt så det går att hitta snabbt och enkelt. Ärendehanteringen i Norbergs kommun kan förstås som ett flöde av ärenden och hantering av handlingar som tillhör de olika ärendena.

Hur går ärendehanteringen till?

Den börjar med postöppning av både e-post och fysisk post. Efter öppning registreras handlingarna. Handlingarna bildar ärenden som blir föremål för beredning (behandling på olika vis). Beredningen resulterar i att förvaltningen utarbetar ett beslutsunderlag i form av sammanträdeshandlingar eller själv fattar beslut med stöd av delegation.

Handlingarna skickas med kallelsen till sammanträdet ifråga. Sammanträdet kan vara antingen ett utskott, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. Vid sammanträdet fattas beslut i ärendena som protokollförs och justeras. Därefter expedieras besluten och handlingarna bevaras i arkivet tillsammans med protokollsutdragen.

Regler för sekretess

Vissa handlingar inom kommunen kan vara sekretessbelagda helt eller delvis, det vill säga hemliga. Sekretessbelagda handlingar får oftast inte lämnas ut.

Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Syftet med sekretessen är bland annat att skydda enskilda människor i ärenden som rör exempelvis socialtjänsten. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas.

Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. Det är inte allmän handling och därför har du inte rätt att läsa dem.

Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt om inte lagen medger det.

Om kommunen inte vill lämna ut en handling, till exempel för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.